交換研究領域最新進展是實驗室內外推進研究進度的重要方式,各家實驗室都會有進度報告的會議。好的報告對內可以自我整理,對外能夠增加專業上得到的幫助,因此有效率的做進度報告是研究生的必修課。

進度報告的目的

  • 如同前言,同儕間交換研究進展
  • 時時刻刻都能檢視自己做的事情是否 “make sense”,有沒有偏離原先的目標,有沒有做無意義的試驗,念無意義的書
  • 一定程度上可以預期突發狀況,不能預期的也可以評估風險予以緩衝
  • 事先有準備心不慌, 可以好好地完成自己的試驗,降低錯誤率
  • 隨時隨地都能迅速報告自己的研究進度是專業的表現,也比較容易在專業上得到幫助。

我自己是會利用下一個實驗的時間,趁記憶猶新時來處理前一個實驗的結果。千萬不要相信自己的記憶力,時間久了絕對會忘記的。

理想的進度報告應該包含的內容

最近看了簡報職人寫的工作報告書,他提到進度報告、結案報告應該要以 “最終報告的場景” 來決定自己的工作內容的觀念,也就是 “我們在時限內應該做什麼事情,取決於進度報告到底要報什麼事情“。

那進度報告到底要報甚麼內容?

  1. 實驗數據、圖表
  2. 失敗、卡關點、做過的嘗試、相關文獻
  3. 需要的資源、協助
  4. 未來的實驗規劃、研究方向
  5. 提出值得思考的新idea

如何有效率的做好進度報告:SCQA框架

SCQA是依據 S (Situation情境)、C (Complication麻煩)、Q (Question問題) 、A (Answer Analysis答案分析) 順序,來逐步引導聽眾進入情境的敘事框架,很適合用在進度報告上

首先,給聽眾一個簡短的前言,用一張PPT告訴人家你上禮拜的進度,大致是以下的幾件事:

  1. 上個禮拜我的實驗停在哪裡,這是給大家一個了解報告的基準點 (S)
  2. 這個禮拜我主要想要解決的問題、努力的方向 (C)
  3. 上個禮拜我預計要做的事情、做事的目的 (Q)
  4. 如果有新人在場,我會用1-2句話簡單介紹我目前的實驗架構

接下來我會講自己的主要進度,大致上會分成以下幾點,也就是 “A” 的部分

  1. 這周的數據和做這些數據的原因,包括看到的文獻支持
  2. 逐項呈現數據
  3. 自己對數據的解讀判斷
  4. 這周主要卡住的點
  5. 可能需要的協助
  6. 最後這週結束停留的位置,以及接下來我預計進行的方向 (這一步會形成下周的 “S” )

這幾點可以用時間線的方式帶出,方便聽眾的理解

don’ts:一個糟糕的進度報告長什麼樣子

遵守SCQA框架可讓你的進度報告有基本的素質,只要避開以下三件事情:

  1. 隱藏自己的失敗,因為失敗就不報告 (就是因為卡關才要報告啊)
  2. 不交代實驗、研究的前因後果,沒有人能完全了解你的研究全貌
  3. 數據處理不完善、甚至沒整理,沒有人看得懂你的數據

好啦,希望大家都能夠好好的準備自己的進度報告,然後從實驗室的同仁、指導老師那邊得到協助然後好好畢業!